◆本記事のポイント
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助成金申請で添付が必要となる書類は共通している
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書類取得にオンラインで取得しやすいもの、取得しにくいものがある
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書類整備ができて申請のスタートラインに立てる
◆詳細
助成金申請を行うとき、事業計画書の作成に注視して語られますが、同じく大切な書類準備があります。
必要書類等としては、以下が原則です。
- GbizID（国の省官公庁が実施する助成金の場合）
⇒ 取得に2~3週間程度 - 有効期限3か月の履歴事項全部証明書（法人）
⇒ 所属自治体の法務局 オンライン取得は簡易（1週間以内） - 開業届（個人事業主）
⇒ 各自の保管資料 - 有効期限3か月の納税証明書
⇒ 所属自治体の税務署、非対面の取得方法は郵送申請が必要（2週間程度） - 直近2期分の決算書、もくは青色申告書（個人事業主）
⇒ 写しを保管しておくことが必須 - 有効期限3か月の印鑑証明書（郵送申請の場合）
⇒ 所属自治体の法務局 オンライン取得は電子証明書が必要のためオンライン取得は上記より難易 - 取引銀行の口座情報の控え、通帳口座情報のページ
- 身分証明書
また、助成金制度によりますが、審査難易度が高い制度の場合、加点項目が設定されますが、以下の書類写しを求められます。
- 経営革新計画承認書（東京商工会議所、申請から2~3か月）
- 事業継続力強化計画の承認書（経済産業局、申請から約45日）
- 経営力向上計画の認定書（経済産業局、申請から約1週間）
- 特定創業支援事業の証明書（所属自治体の商工会議所支部、事業計画書ができていたら最短当日発行）
などなど。
上記で記載した項目で、加点項目を得るために最長3か月かかると見定めた場合でも
承認書・認定書を得るために添えるために事業計画書が必要になります。
（もちろん、共通した事業計画書とされていて問題ございません。）
事業計画書ができていて、最長3か月間かかり、さらに上記①~⑥を並行して用意する必要があるため
事務手続きに時間（貴社のコア業務以外に割く必要がある時間）がとられます。
省力化の理想としては、年間で申請する助成金制度をスケジューリングして、
日々の業務にタスク化できればよいですが、、、実際は難しいです。
なぜなら、突如として募集が係る制度が生まれるので、計画化できないことから望み通りに進まないことが多いです。
では、どのようにするのがよいでしょうか？
上記①~⑥を人の移動が割愛できる形式で揃えておくことです。
具体的に、
- 履歴事項全部証明書は法務局のかんたん請求で取得できるように試しておく、
- 有効期限が切れる3か月後に再度取得できるようカレンダー登録しておく
- 印鑑証明書を郵送取得用の申請書の様式を手元に置いておく（私の場合、バーチャルオフィスを住所にしていたので返送先に取りにいかなければならなかったため、取りに行ってました。そのため、納税証明書もその時、一緒に取りました。）
- 返信用封筒用のスマートレター（レターパックライトより安い）を手元に置いておく、かつ印鑑カードをいつでも取り出せるように保管しておく
- freee等のSaasサービスを使用してオンライン上で確定申告書をいつでも引き出せるようにする、もしくはPDFでいつでも取り出せるようにしておく
- 助成金申請で活用する口座情報の一覧をPDF化して上記と一緒に保管しておく
が工数短縮が叶うと思います。
そして、事業計画書を整理しておきます。
例えば、１設備投資用（機械、システムに係る計画）、２販売促進用（広報活動に係る計画）、３人材用（人件費に係る計画）
の3種類程度を記載しておいて、いつでも引き出せるようにしておきます。
上記を方針として、できる限り、助成金申請を当たり前の作業として進めていくことが近道と感じています。
もし、具体的な方法をもっと掘り下げたい、
できるだけ委託したいけど、どうしたらいいか相談したい方はWEB会議にてお声がけ頂ければ幸いです。
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